Buen uso del correo electrónico y el spam
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El buen uso del correo electrónico:
Para el adecuado uso del correo electrónico es importante tener en cuenta que hay algunas reglas que se deben seguir. Estas reglas buscan que no perdamos, ni hagamos perder tiempo a nuestros compañeros y que el correo se llene de correo basura. Hoy en día el correo electrónico es una herramienta obligada que ocupa bastante tiempo de nuestro día laboral. Para lograr un adecuado uso, es importante seguir las siguientes reglas: • Sea conciso y directo en sus mensajes, no escriba más de una pantalla (salvo casos realmente necesarios). • No envíe chistes o cadenas al correo de trabajo. • Los errores son fatales. Use el corrector de ortografía. • No escriba en mayúsculas. Es el equivalente escrito de gritar. • Escribir siempre el asunto y evitar escribir un asunto no pertinente al tema. • No envíe archivos pesados que demoran en bajar y al responder a todos un correo con un archivo adjunto, borre primero el archivo adjunto. • Cuando se solicite algo, agradece por adelantado el favor, para después no responder el correo solamente dando las gracias. • En correos que van y vienen, siempre escriba arriba para que debajo queden los textos recibidos. • No olvide firmar los correos: Cada mail debe llevar su nombre completo, el del área al que pertenece y el de la Institución, el cargo que ocupa y sus teléfonos. • Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara. Si usted recibe un email que lo irrita, Nunca lo conteste inmediatamente. Tómese su tiempo para pensar si conviene hablar con esa persona o al menos, redactar la respuesta más cuidadosa. Una vez que empieza el ida y vuelta de emails explosivos, la intención original queda en el olvido y los rencores ganan el centro de la escena, dañando seriamente la relación.
Correo basura (o spam)
El spam es el correo electrónico que llega a nuestros buzones sin haberlo solicitado y que se está convirtiendo en un problema cada vez más grande. Para evitarlo en la medida de lo posible hay que seguir algunas recomendaciones como las siguientes:
No difundir públicamente nuestra dirección de correo, ni en páginas web ni en folletos o carteles de papel. Dársela solo a personas de confianza, y si realmente es necesario darla a conocer (por algún proyecto o similar), utilizar otra cuenta diferente a la personal.
No contestar nunca a ningún correo basura, ni pinchar ningún enlace de los que vengan en él. Supuestamente sirven para obtener más información o incluso eliminar nuestra cuenta de la lista de correo en la que está incluida, pero la realidad es que al seguir el enlace estaremos confirmando que la cuenta está activa y probablemente recibiremos todavía más spam.
Cuidado con los autorrespondedores, que son esas utilidades que permiten contestar automáticamente a los mensajes recibidos cuando estamos de vacaciones. Al no tener control sobre a qué correos se contesta posiblemente estaremos confirmando a quienes mandan spam que nuestra cuenta funciona y está activa. Se recomienda no hacer uso de esta utilidad a la ligera, si no es estrictamente necesario.
No reenviar correos encadenados, ya que al hacerlo estaremos dando a conocer el nuestro a personas de las que no sabemos nada, y en el siguiente reenvío de la cadena puede aparecer nuestra dirección visible para todo el mundo.
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Filtros antispam: Son programas que permiten filtrar este tipo de mensajes, pero dada su naturaleza cambiante no son 100% efectivos. En el servidor de correo del ITA hay uno configurado que utiliza métodos estadísticos para detectarlo, si bien deja pasar algunos. De forma adicional, algunos clientes de correo llevan integrado también un filtro para permitirnos tener un control más fino.Estilo y etiqueta
Hay una serie de normas de 'etiqueta' que es recomendable seguir cuando nos comuniquemos por e-mail con otras personas, como por ejemplo:
Escribir siempre en el asunto de forma concisa el tema contenido en el resto del mensaje. De esta forma facilitamos al destinatario su lectura.
Cuando escribas a varias personas que no se conocen entre sí, no pongas todas sus direcciones en el campo Para:, ya que cuando lo reciban podrán ver las direcciones de los otros destinatarios. Utiliza la copia oculta, que suele aparecer como CCO: o BCC: en la ventana de redacción del mensaje nuevo.
Cuidado con el tamaño de los adjuntos. Es habitual que se ponga un límite para evitar abusos que en cada empresa o institución es diferente. Lo normal es que esté entre 8 y 16 Mb, pero puede ser menor. Si vas a enviar ficheros en torno a esos tamaños, intenta enterarte antes de qué limite tiene el destinatario. Si tienes que enviar ficheros más grandes, el e-mail no es el medio más adecuado, existen otras alternativas como el FTP.
No abusar de los acuses de recibo, pueden resultar molestos y de todas formas en muchos programas de correo se puede decir que no se confirme la recepción, por lo que en ese caso no sirven de mucho. Utilizarlos solo en casos puntuales, cuando hayamos acordado con el destinatario que le vamos a envíar un correo así y sepamos que va a confirmar su llegada.
Cuando hablamos además de lo que decimos estamos transmitiendo información no verbal con nuestros gestos, nuestra actitud o nuestro tono de voz. Todos estos matices se pierden con la escritura, por lo que si no se está atento puede ocurrir que el destinatario entienda otra cosa diferente a la que queríamos decir. Hay que tener cuidado para no dar lugar a malentendidos, sobre todo si no conocemos a la persona a la que estamos escribiendo.
Control del espacio utilizado
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Activar la visualización del tamaño de los mensajes para saber cuánto ocupa cada uno. Se puede considerar que es "grande" a partir de 600 Kb.
Los adjuntos son lo que más ocupa, es recomendable guardarlos en alguna carpeta de nuestro PC o del servidor de red (unidad Y:) y borrarlos. Algunos clientes de correo permiten borrar solo el fichero adjunto dejando el resto del mensaje intacto, mientras que en otros hay que eliminarlo todo.
La mayoría de clientes de correo permiten guardar mensajes en carpetas locales. Mover ahí los que ya se hayan mirado o usemos con poca frecuencia, tanto para los recibidos como para los enviados.
La papelera también consume espacio, es conveniente vaciarla de vez en cuando.
Algunos programas de correo permiten configurar en las carpetas el borrado automático de mensajes con cierta antigüedad. Si el programa que usas dispone de esta opción, úsala. [En Thunderbird]
En general, es conveniente que periódicamente nos tomemos unos minutos para hacer algo de limpieza y organizar nuestro correo. Los que ya no consultemos (p.e. de dos años atrás) es aconsejable archivarlos en un fichero zip y guardarlos en un CD.
Organización en carpetas
No dejes todos los mensajes en la bandeja de entrada una vez leídos. El programa de correo funcionará más lento y si buscas mensajes de hace tiempo te costará más encontrarlos.
En vez de eso, crea carpetas para organizar la información. Puedes hacerlo por temas, por proyectos, por años, etc. Cuando hayas leído el correo que te haya llegado, muévelo a la carpeta correspondiente si deseas conservarlo. Para evitar problemas futuros, ponles nombres cortos y sin caracteres extraños. Crea varias si es necesario, ya que de lo contrario solo estarás trasladando el problema de la bandeja de entrada a otro sitio.
Se pueden usar filtros para clasificar automáticamente muchos correos según su contenido, origen, etc. Por ejemplo, puedes decirle que todos los mensajes que lleven en el asunto la palabra [TODO_ITA] se guarden en una carpeta concreta. Prácticamente todos los clientes de correo tienen esta capacidad, úsala porque es muy útil.
